Welche Unterlagen zum Jahreswechsel vernichtet werden können

Ablagecheck: Unterlagen aus 2003 bzw. 2007 können vernichtet
werden

Aufbewahrungspflichten

Gewerbetreibende Unternehmer, sonstige bilanzierungspflichtige,
selbstständig Tätige mit Gewinnermittlung durch Überschussrechnung und
alle sonstigen Steuerpflichtigen, die Überschusseinkünfte von mehr als
500.000 € im Kalenderjahr erzielen, unterliegen bestimmten
steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
Aufbewahrungspflichten gelten u. a. für Bücher, Bilanzen und
Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte oder für die
Geschäftskorrespondenz.

Aufbewahrungsfristen, Beginn

Für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege gilt eine
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Für Handels- oder Geschäftsbriefe sowie
für Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten, die
Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € betreffen, gilt eine
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils
mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch
gemacht worden ist bzw. der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder
abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die
Aufzeichnungen vorgenommen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden
sind (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung) oder in dem die Steuererklärung
beim Finanzamt eingereicht wurde.

Ende der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2013

Am 31.12.2013 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche
Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 vernichtet werden, sofern in den
Dokumenten 2003 der letzte Eintrag erfolgt ist. Am 31.12.2013 können des
weiteren Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 empfangen oder abgesandt
wurden, sowie die anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus dem
Jahre 2007 und früher vernichtet werden. Für die Steuererklärungen
relevante Unterlagen können aus dem Jahr 2002 vernichtet werden, sofern
die Steuererklärung 2002 in 2003 abgegeben worden ist.

Aufbewahrungspflicht über den 31.12.2013 hinaus

Am 31.12.2013 dürfen solche aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch
nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden, die für die
Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche
Festsetzungsfrist infolge eines eingetretenen Ablaufhemmungstatbestandes
noch nicht abgelaufen ist.

Stand: 29. November 2013