Reisekostenrecht – Neu ab 01. Januar 2014
Die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten soll durch die Änderungen deutlich vereinheitlicht und vereinfacht werden.
Strittig war bisher insbesondere die Definition des Begriffs der regelmäßigen Arbeitsstätte. Hiervon war entscheidend abhängig, inwieweit Arbeitnehmer
- Fahrtkosten als Reisekosten sowie ggf.
- Mehraufendeungen für Verpflegung
als Werbungskosten abziehen konnten.
„Erste Tätigkeitsstätte“ statt „regelmässige Arbeitsstätte“
Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird mit dem Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Für die Abrechnung von Reisekosten ist zukünftig die erste Tätigkeitsstätte von zentraler Bedeutung.
Die Folge: Nur noch die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte werden mit der Entfernungspauschale abgerechnet. Für alle weiteren beruflichen Fahrten kann man die tatsächlichen Kosten bzw. die pauschalen Kilometersätze absetzen.
Die erste Tätigkeitsstätte bestimmt sich nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen und nach Absprachen mit bzw. Weisungen durch den Arbeitgeber. Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer
- typischerweise arbeitstäglich oder
- je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein drittel seiner vereinbarten regelmässigen Arbeitszeit
tätig werden soll.
Die erste Tätigkeitsstätte kann sich aber auch durch die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers ergeben. Von einer solchen dauerhaften Zuordnung ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an dieser Tätigkeitsstätte tätig werden soll.
Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Wird der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten eingesetzt, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Ansonsten ist erste Tätigkeitsstätte die, die der Wohnung der Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegt.
Bei Studium, Ausbildung und Weiterbildung, die in Vollzeit absolviert wird, ist die entsprechende Bildungseinrichtung steuerlich die erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zur Uni kann ein Student also nur mit der Entfernungspauschale entsetzen.
TIPP:
Überprüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber sollte von seinem Zuordnungswahlrecht Gebrauch machen und die erste Tätigkeitsstätte seiner Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag festlegen. Hierbei sind wir Ihnen gerne behilflich. Sprechen Sie uns an.
Verpflegungspauschalen: zwei statt drei.
Wer beruflich auswärts unterwegs ist, kann je nachdem, wie lange er von zu Hause weg ist, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. Hier hat der Gesetzgeber die Mindestabwesenheitszeiten herabsetzt. Dass es nur noch zwei statt drei Pauschalen gibt, vereinfacht die Berechnung zusätzlich.
Das sind die neuen Verpflegungspauschalen:
Abwesenheit | Pauschale |
Eintägige Reise unter 8 Stunden | 0,00 EUR |
Eintägige Reise mehr als 8 Stunden | 12,00 EUR |
Reise 24 Stunden | 24,00 EUR |
Bei mehrtägigen Reisen: – Anreisetag ohne Zeitvorgabe – Abreisetag ohne Zeitvorgabe |
12,00 EUR 12,00 EUR |
Beispiel 1:
Der Arbeitnehmer ist drei Tage beruflich unterwegs und übernachtet auswärts. Diese Verpflegungspauschalen kann er absetzen:
- ANREISETAG 12 EURO
- ABREISETAG 12 EURO
- 1 TAG MIT 24 STUNDEN ABWESENHEIT: 24 EURO
Auf die konkrete Abwesenheitszeit am An- und Abreisetag kommt es nicht mehr an, sodass bei den meisten Arbeitnehmern mehr bzw. höhere Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden. Bisher gab es die Pauschale von 12 Euro erst ab einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden.
Beispiel 2:
Der Arbeitnehmer fährt am ersten Tag 17 Uhr zu einem auswärtigen Einsatz. Dieser dauert elf Stunden, also bis zum nächsten Tag um 4 Uhr.
Der Arbeitnehmer kann für den ersten Tag der Abwesenheit 12 Euro geltend machen, da er an diesem Tag den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend war. Für den zweiten Tag kann er keine Verpflegungspauschale ansetzen.
Nach der bisherigen Regelung hätte der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Höhe von nur 6 Euro absetzen können.
Beispiel 3:
Der Arbeitnehmer ist an einem Tag von morgens 8 Uhr bis abends 17 Uhr beruflich unterwegs. Da er mehr als acht Stunden abwesend ist, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 Euro ansetzen.
Bisher betrug die Verpflegungspauschale in diesem Fall nur 6 Euro.
Drei-Monatsfrist
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt. Die Berechnung der Drei-Monats-Frist in nunmehr vereinfacht. Nach der gesetzlichen Neuregelung ist es unwesentlich, ob der Arbeitnehmer aus privaten Gründen (Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen die Tätigkeit unterbricht. Die Drei-Monats-Frist beginnt in beiden Fällen neu zu laufen.
Überlassung von Mahlzeiten durch Arbeitgeber
Die steuerliche Behandlung einer Überlassung von Mahlzeiten an einen Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit wurde auch neu geregelt.
Gem. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG n.F. bestimmt, ist der Sachbezugswert für angemessene Mahlzeiten, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während oder anlässlich der Auswärtstätigkeit, außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte zur Verfügung stellt, anzusetzen. Eine angemessene Mahlzeit darf den Betrag von 60,00 EUR nicht übersteigen (bis 31.12.2013, 40,00 EUR).
Erhält ein Arbeitnehmer i. S. d. § 9 Abs. 4a EStG n.F. eine Verpflegungspauschale, unterbleibt der Ansatz des Sachbezugswertes. In diesem Fall wird zukünftig die zu zahlende Verpflegungspauschale gekürzt, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Eigenzahlungen des Arbeitsnehmers werden auf die Kürzung angerechnet.
Höhe der Kürzung:
Verpflegungspauschale für einen vollen Tag, 24,00 EUR | Kürzung |
Frühstück, 20 % von 24,00 EUR | 4,80 EUR |
Mittagessen, 40 % von 24,00 EUR | 9,60 EUR |
Abendessen, 40 % von 24,00 EUR | 9,60 EUR |
Auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung ist der Buchstabe „M“ zu bescheinigen.
Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, muss keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten vorgenommen werden. Lediglich der Buchstabe „M“ muss auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.
Hat der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen erstattet, können durch den Arbeitnehmer keine Werbungskosten mehr geltend gemacht werden.
TIPP:
Zahlt der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit selbst, kann ihm der Arbeitgeber ungekürzt die Verpflegungspauschale erstatten.Werden dagegen vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, aber die Voraussetzungen für die Erstattung der Verpflegungspauschale nicht erfüllt (z. B. Abwesenheitszeit unter 8 Stunden), muss der Sachbezugswert individuell oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG nF pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
WICHTIG:
Immer ordentliche Reisekostenabrechnungen erstellen, hierzu gibt es bei uns im Downloadbereich die entsprechenden Vorlagen.
Doppelte Haushaltsführung und Unterhaltskosten
Die Tatsächlichen entstandenen Kosten für eine Unterkunft im Rahmen der doppelten Haushaltsführung dürften nach dem neuen Reisekostenrecht bis maximal 1.000,00 EUR pro Monat steuerfrei erstattet werden bzw. als Werbungskosten angesetzt werden.
Die Größe der Wohnung und die Höhe des Mietpreises pro qm ist in diesem Kontext unerheblich. Der Höchstbetrag von monatlich 1.000,00 EUR umfasst alle entstehenden Aufwendungen für die Unterkunft, wie z. B. Kaltmiete, Miete für Garagen oder Parkplätze sowie alle Betriebs- und Nebenkosten.
Übernachtungskosten, die beruflich veranlasst und an anderen Tätigkeitsstätten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG n.F.). Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtung unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden.
Beruflich veranlasste Übernachtungskosten, welche an anderen Tätigkeitsstätten und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen sind weiterhin in voller Höhe Werbungskosten und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Dieser der Höhe nach uneingeschränkter Werbungskostenabzug ist allerdings auf 48 Monate begrenzt.
Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen nur maximal 1.000 Euro monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.
TIPP:
Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert.
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