Korrekt archivieren
Die Aufbewahrung von digitalen Belegen
Sehr geehrte Mandanten, sehr geehrte Geschäftsfreunde,
viele von Ihnen nutzen schon seit längerer Zeit die Vorteile des Online-Bankings (niedrigere Gebühren und Führung der Bankgeschäfte von zu Hause aus) bzw. planen den Umstieg.
Bei Online-Konto-Modellen werden auch meist die Kontoauszüge online, d.h. digital, zur Verfügung gestellt. Für Sie als Unternehmer hat dies Bedeutung für die Archivierung. Ausdrucken allein reicht nämlich nicht.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung handelt es sich bei den Auszügen um originär digitale Belege. Sie sind deshalb in ihrer originären Form, also digital, aufzubewahren.
Ausdrucken und löschen des digitalen Dokuments stellt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten dar. Der Ausdruck ist lediglich eine Kopie.
Die digitalen Belege sind über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum zu speichern, gegen Verlust zu sichern und maschinell auswertbar vorzuhalten. Sie unterliegen dem Datenzugriffsrecht. Im Fall einer Betriebsprüfung sind sie zur Verfügung zu stellen.
Das gleiche gilt übrigens auch für Rechnungen, die Sie digital zur Verfügung gestellt bekommen (z.B. Rechnungen von Telekommunikationsunternehmen).
Eine Möglichkeit der digitalen Archivierung stellt das Tool „DATEV Unternehmen online“ dar, bei dem Sie nicht nur bei der Archivierung Ihrer Belege unterstützt werden. Sie können mit diesem Tool u.a. auch Ihren Zahlungsverkehr abwickeln und Ihre Kasse GoBD-konform führen.
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Dr. Kley Steuerberater
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