Aufbewahrungsfristen

Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen u. a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente mindestens sechs Jahre aufbewahren. Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder – bei Bilanzen – mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss fest- bzw. aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung).

Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2020

Zum Jahreswechsel können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2010 vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass der letzte Eintrag in diesen Dokumenten im Jahr 2010 erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2014 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2014 und früher können ebenfalls vernichtet werden.

Ausnahme

Unabhängig vom Verstreichen der Aufbewahrungsfrist besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht, wenn die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind. Lieferscheine müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie einen Buchungsbeleg oder Rechnungsbestandteil darstellen.

Stand: 24. November 2020

Gewinnermittlung

Bei bilanzierenden Unternehmen wird der steuerpflichtige Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermittelt. Zu versteuern ist jener Gewinn, der sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres ergibt, zuzüglich der Entnahmen und abzüglich aller Einlagen (§ 4 Abs. 1 Einkommensteuergesetz – EStG).

Aktivposten minimieren

Ein möglichst niedriger steuerpflichtiger Gewinn wird folglich u. a. durch Minimierung der Aktivposten in der Bilanz erreicht. Hierzu müssen in erster Linie alle Abschreibungswahlrechte optimal ausgeschöpft werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (das sind bewegliche Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten netto € 800,00 nicht übersteigen) sollten noch in 2020 voll abgeschrieben werden.

Degressive statt lineare AfA

Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens wurde im Rahmen der Corona-Hilfsmaßnahmen die degressive Abschreibung für in den Steuerjahren 2020 und 2021 angeschaffte Wirtschaftsgüter vorübergehend zugelassen. Statt der linearen Abschreibung kann eine degressive Abschreibung bis zum 2,5-Fachen der linearen Abschreibung, maximal 25 % pro Jahr, in Anspruch genommen werden.

An die Ladenhüterbewertung denken

Unternehmer aus dem Bekleidungshandel sollten ihr Sortiment regelmäßig nach Artikeln durchforsten, die aus der Mode gekommen sind. Für solche Artikel lässt die Finanzverwaltung in R 6.8 II S. 3 ff. der Einkommensteuer-Richtlinien eine Ausnahme zu. Ladenhüter können anstelle der Anschaffungskosten mit jenem Betrag angesetzt werden, der sich aus dem voraussichtlich erzielbaren Veräußerungserlös nach Abzug des durchschnittlichen Unternehmergewinns und des nach dem Bilanzstichtag noch anfallenden betrieblichen Aufwands ergibt.

Schuldposten maximieren

Spiegelbildlich zur Aktivaminimierung wird ein möglichst niedriger steuerpflichtiger Gewinn auch mit einer Maximierung der Passivseite der Bilanz (Schuldposten) erreicht. Hierzu sollte der Unternehmer in 2020 noch alle möglichen Rückstellungen bilden. U. a. sollte an folgende Rückstellungen gedacht werden: Rückstellungen für in 2020 unterlassene Instandhaltungsaufwendungen, Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten, Rückstellungen für Dienstjubiläumszuwendungen (§ 5 Abs. 3 Einkommensteuergesetz- EStG) oder Gewährleistungsrückstellungen.

Stand: 24. November 2020

Lohnsteuerpflicht

Aufgrund der Maßnahmen gegen die Coronavirus-Pandemie werden die sonst üblicherweise im Dezember stattfindenden Weihnachtsfeiern im laufenden Jahr weitestgehend ausfallen. Mitunter möchten Betriebe die ausgefallenen Betriebsveranstaltungen aber nachholen, sobald die Umstände das wieder zulassen werden. Zur Vermeidung einer Lohnsteuerpflicht für die teilnehmenden Arbeitnehmer sollte dabei Folgendes beachtet werden:

110-Euro-Grenze

Betragen die Kosten einer Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer nicht mehr als € 110,00 und wird in demselben Wirtschaftsjahr nicht mehr als eine weitere Betriebsveranstaltung (z.B. die Weihnachtsfeier 2021) durchgeführt, wird keine Lohnsteuer fällig (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz- EStG). Wird die 110-Euro-Grenze überschritten, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, den überschießenden Betrag pauschal mit einem Steuersatz von 25 % zu versteuern (§ 40 Abs 2 Nr. 2 EStG). Im Fall der Pauschalversteuerung tritt auch Sozialversicherungsfreiheit ein (§ 1 Abs. 1 Satz 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung – SVEV). Die Sozialversicherungsfreiheit gilt aber nur insoweit, als der Arbeitgeber von der Pauschalierung Gebrauch gemacht hat. Wurde nichts versteuert und rechnet ein Lohnsteuerprüfer in späteren Jahren die – im Regelfall als Betriebsausgabenabzug geltend gemachten – Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung nach, wird er im Fall der Überschreitung der 110-Euro-Grenze Steuern nachverlangen. In diesem Fall entfällt auch die Sozialversicherungsfreiheit.

Berechnung der 110-Euro-Grenze

Zur Ermittlung der 110-Euro-Grenze sind alle den Arbeitgeber treffenden Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung (inklusive Sachzuwendungen wie z.B. Weihnachtsgeschenke) durch die Anzahl der Teilnehmer zu teilen. Zur Frage, ob Arbeitnehmer, die sich zwar zur Betriebsveranstaltung angemeldet haben, aber nicht erschienen sind, bei der Berechnung der 110-Euro-Grenze zu berücksichtigen sind, ist derzeit ein Revisionsverfahren vor dem Bundesfinanzhof (BFH) anhängig (VI R 31/18). Geschenke, die auf der Betriebsveranstaltung verteilt werden, können in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden. Nehmen auch Familienangehörige und Gäste eines Arbeitnehmers an der Betriebsveranstaltung teil, ist der auf diese weiteren Personen entfallende Aufwand dem betreffenden Arbeitnehmer zuzurechnen. Erhalten Minijobber Geschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung, zählen diese Geschenk bei der € 450-Minijobgrenze nicht mit.

Stand: 24. November 2020