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Bei der ab 2028 geplanten verpflichtenden elektronischen Rechnung handelt es sich aber um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Sie muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN16931 entsprechen (e-Rechnung). Aktuell erfüllen die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung bereits dieses Format.

Alle anderen Rechnungsarten (Papierrechnung, pdf-Rechnung im Mail-Anhang, etc.) gelten dann als sonstige Rechnungen.

Gemäß dem derzeitigen Gesetzgebungsverfahren soll ab 01.01.2025 eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gelten, kombiniert mit Übergangsregelgungen für die Jahre 2025 – 2027:

• In 2025 sind weiterhin Papierrechnung und pdf-Rechnungen zulässig
• Gleiches gilt für 2026, allerdings nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 €.
• In 2027 dürfen noch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen übermittelt werden, zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch EDI erfolgt. Damit sind Papierrechnungen im B2B-Bereich ab 01.01.2027 nicht mehr möglich.

Ab 2028 sind dann die neuen Anforderungen an die e-Rechnung im B2B-Bereich zwingend einzuhalten. Ausnahmen gibt es dann z.B. nur noch für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen von den Übergangsregelungen Gebrauch macht, muss es bereits ab 2025 in der Lage sein e-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, wenn z.B. die eigenen Lieferanten auf die Übergangsregelungen verzichten und ab 2025 nur noch e-Rechnungen übermitteln.

Wie oben bereits beschrieben, befindet sich die e-Rechnung noch im Gesetzungsgebungsverfahren. Es bleibt abzuwarten, inwieweit Verbände und andere Interessenvertreter hier noch Einfluss nehmen. An der e-Rechnung wird aber in Zukunft kein Weg vorbei führen.

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