Thema Kassenführung, Wissenswertes zur Kasse
Mandanteninformation Kasse (Herbst 2018)
Sehr geehrte Mandanten, sehr geehrte Geschäftsfreunde,
das Thema Kassenführung ist seit einigen Jahren in den Fokus der Finanzverwaltung gerückt und wird dort seither intensiv bearbeitet. In Ergänzung zu unserer Broschüre „Neue verschärfte Anforderungen an Ihre Barkasse und Ihre Buchführung ab 01.01.2017“ aus dem Jahr 2016, wollen wir die für Sie zu beachtenden Regeln des Kassengesetzes und der bisher veröffentlichten Stel- lungnahmen der Finanzverwaltung zusammenfassen. In Anlehnung an unser Kassenseminar aus dem Herbst 2018 haben wir die Themenbereiche wie folgt gegliedert:
Mandanteninformation Kasse (Herbst 2018)

- Kassenarten/ -Systeme
- Verfahrensbeschreibung
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Zeitnahe Aufzeichnung
- Kassennachschau
- Zertifizierte Sicherheitseinrichtung bei Nutzung einer EDV-Registrierkasse
- Belegausgabepflicht bei Nutzung einer EDV-Registrierkasse
- Mitteilungspflicht von EDV-Registrierkassen
- Sanktionen
- Allgemeine Hinweise
- Fazit
1. Kassenarten/ -Systeme
Grundsätzlich kann zwischen 2 Arten von Kassensystemen unterschieden werden:
- offene Ladenkasse (z.B. Schubladenkasse)
- GoBD-/GDPdU-konforme EDV-Registrierkasse mit Einzelaufzeichnung und Datenexport
Eine Registrierkassenpflicht besteht auch nach den neuen Vorschriften nicht. Unabhängig vom verwendeten Kassensystem müssen Kassenbewegungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind je nach Kassensystem teilweise unterschiedliche Unterlagen notwendig.
1. Offene Ladenkasse
1.11 Kassenzählprotokoll
Das Kassenzählprotokoll dient als Organisationshilfe sowie zur Dokumentation und Beweisvorsorge.
Es ist täglich zu führen. Bei der offenen Ladenkasse ist das Zählprotokoll die Basis für den Kassenbericht, also für die Ermittlung der Tageseinnahmen (siehe Punkt 2).
1.12 Täglicher Kassenbericht
Mit Hilfe des Kassenberichts wird die Höhe der Tageseinnahmen (sog. Tageslosung) durch eine Rück- rechnung (retrograd) ermittelt. Die Tageseinnahmen werden hierbei, ausgehend vom ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss (siehe Kassenzählprotokoll), durch Hinzurechnung der baren Wareneinkäufe, Privatentnahmen und sonstigen Ausgaben (z.B. Geldtransit Kasse an Bank) und Subtraktion des Kassenbestandes vom Vortag, Privateinlagen und sonstigen Einnahmen (z.B. Geldtransit Bank an Kasse) ermittelt.
1.13 Kassenbuch
Die Tageseinnahmen sowie sämtliche Kassenbewegungen sind täglich im Kassenbuch zu erfassen. Das Kassenbuch kann sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform geführt werden.
Bei der Führung eines handschriftlichen Papierkassenbuches ist zu beachten, dass es sich um ein gebundenes Buch handeln muss. Eine Loseblattsammlung entspricht nicht den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung.
Ein elektronisches Kassenbuch (z.B. das DATEV-Kassenbuch online) muss gewährleisten, dass Eintragungen nicht mehr änderbar sind. Aus diesem Grund sind Excel-Kassen nicht mehr zulässig.
Unabhängig von der Art des Kassenbuches, müssen Korrekturen im Kassenbuch nachvollziehbar sein (keine Radierungen).
Mustervorlagen zum Kassenzählprotokoll und Kassenbericht finden Sie auf unserer Homepage: https://www.kley.eu/services/#downloads
1.2 GOBD- / GDPDU-konforme EDV-Registrierkasse mit Einzelaufzeichnung und Datenexport
1.21 Z-Bon
Der Z-Bon (Zero-Bon) ist der Kassenabschlussbeleg, der am Ende des Geschäftstages an der EDV-Registrierkasse erstellt wird, um die Kasse abzurechnen. Der Z-Bon zeigt die Tageseinnahme unterschieden nach Umsatzsteuersätzen.
Alle jemals erstellten Z-Bons werden in der Kassensoftware gespeichert.
1.22 Kassenbuch
Siehe offene Ladenkasse.
Die auf dem Z-Bon ausgewiesene Tageseinnahme ist in das Kassenbuch einzutragen.
1.23 Kassenzählprotokoll
Bei Führen einer EDV-Registrierkasse dient das Kassenzählprotokoll dazu die Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten sowie zu dokumentieren, dass der IST-Bestand der Kasse mit dem SOLL-Bestand laut Kassenbuch übereinstimmt. Es ist unabdingbar der Finanzverwaltung zu zeigen, dass die Kasse auch tatsächlich geführt wird. Hierzu dient das Zählprotokoll.
Bei Nutzung einer EDV-Registrierkasse sind sämtliche Kassendaten über einen Zeitraum von 10 Jahren verlustfrei zu speichern.
Merke: dies gilt neben den in der Kasse erfassten baren Geschäftsvorfällen auch für sämtliche Organisationsunterlagen (z.B. Bedienungsanleitung, Programmier-, Wartungsprotokolle). Die Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen endet 10 Jahre nachdem die Kasse außer Betrieb genommen wurde.
Unsere Empfehlung lautet deshalb: Bewahren Sie die o.g. Unterlagen sowie die Registrierkasse selbst nach der letzten Eingabe 10 Jahre auf.
2. Verfahrensbeschreibung
Für die Nachprüfbarkeit der Unternehmens-Abläufe und der eingesetzten Systeme ist nach Ansicht der Finanzverwaltung eine aussagefähige und zu jedem Zeitpunkt aktuelle Verfahrensdokumentation unerlässlich (Rz 150 & 154 des BMF-Schreiben vom 14.11.2014). Hinweis: dies wird bei den aktuellen Kassennachschauen in allen uns bekannten Fällen angefordert.
Aus der Verfahrensdokumentation soll sich für einen sachverständigen Dritten ergeben, wie die baren Geschäftsvorfälle im Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden (vgl. GoBD, Rz. 66). In den meisten Unternehmen gibt es Arbeits- und Organisationsanweisungen bereits in mündlicher Form. Diese müssen nun im Rahmen der Verfahrensdokumentation schriftlich niedergelegt werden.
Eine Verfahrensdokumentation für den Unternehmensbereich Kasse ist wie folgt gegliedert:
- Allgemeine Beschreibung
- Ablaufdokumentation
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
Mustervorlagen zur Verfahrensbeschreibung für die offene Ladenkasse sowie die EDV-Registrierkasse finden Sie auf unserer Homepage unter: https://www.kley.eu/services/
3. Internes Kontrollsystem (IKS)
Neben der Verfahrensdokumentation fordert die Finanzverwaltung die Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) durch den Steuerpflichtigen.
Mit dem IKS werden die gewollten Arbeitsabläufe – also der Soll-Prozess – auf die tatsächliche Umsetzung in der Praxis überprüft. Die Durchführung dieses Abgleichs muss schriftlich dokumentiert werden.
4. Einzelaufzeichnungspflicht
§ 146 Abs. 1S. 1 AO
Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, dem sog. Kassengesetz, hat der Gesetzgeber die bisherige Verwaltungsauffassung nun auch gesetzlich geregelt.
Jeder Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung ermöglicht, aufzuzeichnen (vgl. T.z. 2.1.2 AEAO zu § 146 AO). Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart und dem verwendeten Kassensystem.
Die notwendigen Angaben leiten sich aus den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung iSd § 14 Abs. 4 UStG ab und beinhalten u.a.:
Sofern der Kundenname für die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls nicht benötigt wird, darf auf die Aufzeichnung des Kundennamens verzichtet werden.
Für die offene Ladenkasse gilt die Einzelaufzeichnungspflicht bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung aus Zumutbarkeitsgründen nicht.
Für Dienstleistungen ist diese Erleichterung nur anwendbar, wenn sich der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt. Einzelaufzeichnungen sind zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht.
Bei der Verwendung einer EDV-Registrierkasse mit kompletter Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ist die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt.
5. Zeitnahe Aufzeichnungen
Im Kassengesetz hat der Gesetzgeber weiterhin die bisherige Soll-Vorschrift, wonach Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden sollen, durch eine gesetzliche Verpflichtung abgelöst. Sämtliche Kassenbewegungen sind seither täglich festzuhalten.
Die Aufzeichnung am nächsten Geschäftstag wird jedoch nicht beanstandet, wenn aus zwingenden geschäftlichen Gründen eine Aufzeichnung noch am gleichen Tag nicht möglich und der tatsächliche Kassenbestand durch Vor- oder Rückrechnung nachvollziehbar ist.
6. Kassennachschau
Die Kassennachschau ist ein besonderes Prüfverfahren der Finanzverwaltung zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen.
Im Rahmen der Kassennachschauen werden seitens des Finanzamtes insbesondere folgende Unterlagen angefordert:
Erfahrungsgemäß wird neben der Sichtung dieser Unterlagen und dem Auslesen der Kassendaten aus der EDV-Registrierkasse ein Kassensturz vorgenommen (Auszählen des aktuellen Kassenbestandes und Vergleich mit dem Soll-Bestand laut Kassenbuch).
Wichtig: Vor Beginn der Kassenprüfung müssen sich die Kassenprüfer ggü. dem Steuerpflichtigen mit ihrem Dienstausweis legitimieren. Bei Zweifeln sollte der Steuerpflichtige die Dienstnummer sowie den Namen notieren und sich die Richtigkeit dieser Angaben durch einen Anruf im Finanzamt bestätigen lassen.
6.1 Kassennachschau im Detail
Einen Leitfaden, wie Sie sich bei einer Kassennachschau verhalten sollten, haben wir für Sie auf unserer Homepage bereit gestellt: https://www.kley.eu/services/
7. Zertifizierte Sicherheitseinrichtung bei Nutzung einer EDV-Registrierkasse
Ab 01.01.2020 dürfen EDV-Registrierkassen nur noch verwendet werden, wenn sie über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (Software) verfügen.
Bestandteile:
Die genauen Spezifikationen der zertifizierten Sicherheitseinrichtung gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vor.
Die Umsetzung dieser Vorgaben ist Aufgabe der Kassenhersteller. Nach Erhalt des Zertifikats, müssen sämtliche Kassen des Herstellers, die sich bereits im Geschäftsverkehr befinden, mit der Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden.
Bitte setzen Sie sich deshalb diesbezüglich mit dem Verkäufer Ihrer EDV-Registrierkasse in Verbindung.
8. Belegausgabepflicht bei Nutzung einer EDV-Registrierkasse
Neu ab 01.01.2020 ist ebenfalls die Pflicht über jeden Geschäftsvorfall einen Beleg auszugeben. Diese Verpflichtung trifft alle Steuerpflichtigen, die eine EDV-Registrierkasse verwenden.
Mit der Belegausgabepflicht soll gewährleistet werden, dass sämtliche Geschäftsvorfälle in der EDV-Registrierkasse eingegeben werden.
Auf Antrag kann die Finanzverwaltung Steuerpflichtige, die Waren an eine Vielzahl von Perso- nen verkaufen, von der Belegausgabepflicht befreien, wenn die Belegausgabepflicht Härten mit sich bringt und durch die Befreiung das Steueraufkommen nicht gefährdet wird. Für Dienstleistungen ist eine Befreiung nicht möglich. Die Entscheidung über den Antrag liegt im Ermessen des Finanzamtes.
In jedem Fall erhält das Finanzamt durch den Antrag Einblicke in die individuellen Verhältnisse des Antragstellers.
9. Mitteilungspflicht von EDV-Registrierkassen
Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen dieses ab 01.01.2020 innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme dem Finanzamt melden. Hierfür wird die Finanzverwaltung einen amtlichen Vordruck erstellen. Neben den Angaben zu Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme sind die Seriennummer sowie Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung zu übermitteln.
Kassensysteme, die bereits vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, sind bis zum 31.01.2020 zu melden.
Die Meldepflicht betrifft somit bereits zum 01.01.2020 vorhandene als auch danach ange- schaffte oder außer Betrieb genommene EDV-Registrierkassen.
10. Sanktionen
Neben den vorgenannten Neuerungen hat der Gesetzgeber der Finanzverwaltung neue Sank- tionsmöglichkeiten eingeräumt.
Hierfür wurden die in § 379 AO genannten Steuergefährdungsvorschriften erweitert. Ordnungswidrig handelt insbesonders, wer vorsätzlich oder leichtfertig:
- buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder nicht richtig aufzeichnet
- ein vorgeschriebenes elektronisch zertifiziertes Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet
- ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt
11. Allgemeine Hinweise
Abschließend möchten wir Ihnen noch einige allgemeine Hinweise geben. Diese sollten sicherlich nicht erst seit Inkrafttreten des Kassengesetzes beachtet werden. Erfahrungsgemäß geraten einige Dinge im Laufe der Zeit in Vergessenheit.
11.1 Bewahren Sie alte Preislisten (z.B. Speisekarten) inkl. Vermerk der Gültigkeit auf.
Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden immer häufiger Umsätze auf Basis des Preisgefüges des Unternehmens überprüft. Da Betriebsprüfungen immer vergangene Geschäftsjahre betref- fen, sollte dem Finanzamt nicht durch Vorlage von Preislisten, die im Prüfungszeitraum noch gar nicht gültig waren, die Möglichkeit eingeräumt werden, fehlerhafte Rückschlüsse zu ziehen.
11.2 Aufzeichnung besonderer Sachverhalte
Gemeint sind beispielsweise Rabattaktionen, Betriebsurlaub, Öffnungszeiten und andere Sachverhalte, die dazu führen, dass in einem bestimmten/abgrenzbaren Zeitraum höhere oder schwächere Umsätze verzeichnet werden.
11.3 Eigenbeleg bei Privatentnahmen und Privateinlagen in der Kasse
Für bare Privatentnahmen und Privateinlagen gilt ebenso wie für sämtliche Geschäftsvorfälle der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Insbesondere im Rahmen einer Kassennachschau führen Privatentnahmen/-einlagen, die am Tag der Kassennachschau getätigt wurden, zu Kassendifferenzen, wenn hierüber keine Dokumentation mittels eines Eigenbelegs vorgelegt werden kann.
11.4 Terminkalender gehören zu den Geschäftsunterlagen
… und unterliegen deshalb auch der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.
11.5 Trinkgelder des Unternehmers sind steuerpflichtig
Anders als Trinkgelder, die Arbeitnehmer von Kunden erhalten, sind die Trinkgelder des Unter- nehmers ertragsteuer- und umsatzsteuerpflichtig. Der Unternehmer muss die vereinnahmten Trinkgelder als Betriebseinnahme erfassen und versteuern.
Hinweis: Leistet der Kunde Trinkgelder an eine gemeinsame Kasse der Arbeitnehmer entfällt die Steuerfreiheit, wenn der Arbeitgeber Einfluss auf die Verteilung des Trinkgeldes unter den Arbeitnehmern nimmt (z.B. durch Vorgabe eines Verteilungsschlüssels).
12. Fazit
Das Kassengesetz bringt einige Neuerungen und Verschärfungen mit sich, deren Beachtung wir dringend jedem Unternehmer mit Bareinnahmen empfehlen. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Bitte sprechen Sie uns an.
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